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Portale del Settore Lavoro e Formazione della Provincia di Avellino

LIBRO UNICO DEL LAVORO

Informazioni relative al Libro Unico del Lavoro

Il Libro Unico del Lavoro rappresenta lo strumento utilizzato per documentare, nei confronti:

1) del lavoratore, la gestione del proprio rapporto di lavoro;

2) degli organi di vigilanza, la situazione occupazionale dell'azienda ma anche la regolarità e la correttezza con cui l'azienda gestisce i vari rapporti di lavoro, in relazione a gestione contrattuale, adempimenti previdenziali e assistenziali, obblighi in qualità di sostituto di imposta, disciplina in materia di orario massimo di lavoro, riposi, ferie e assenze.

Ogni datore di lavoro ha un solo Libro Unico, indipendentemente dal numero di posizioni assicurative. E' gestito a sezioni (paga e presenze) ma la numerazione deve rispettare la sequenzialità e quindi essere di fatto unica. E' possibile gestire la sezione presenze con un'elaborazione separata rispetto alla sezione con i dati retributivi ma la numerazione deve essere consecutiva; lo stacco fisico tra presenze e paga ancorché ammesso, non giustifica più numerazioni autonome tra le due sezioni. L'unicità è dunque richiesta in termini di vidimazione, numerazione, registrazione, tenuta e conservazione.

Devono istituire il nuovo Libro Unico del Lavoro:

1) i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi quelli agricoli, dello spettacolo, dell'autotrasporto, marittimi, che occupano lavoratori subordinati, oppure co.co.co. anche a progetto, o associati in partecipazione con apporto lavorativo o misto;

2) società anche di fatto di persone o di capitali, cooperative, e imprese familiari che instaurano rapporti di lavoro subordinato, oppure di co.co.co., o di associazione in partecipazione.

Sono esclusi dalla tenuta del Libro Unico: le Pubbliche Amministrazioni; i datori di lavoro domestico; i titolari di aziende individuali artigiane senza dipendenti, co.co.co. o associati in partecipazione, le società cooperative, e ogni altro tipo di società, anche di fatto, di persone o di capitali, che si avvalgono del solo lavoro dei soci e che non hanno dipendenti, co.co.co. o associati in partecipazione; le imprese familiari che si avvalgono, in modo oneroso o gratuito, del solo lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini.

Nel Libro Unico devono essere registrati i dati relativi a:

1) tutti i lavoratori subordinati, qualunque sia la qualifica attribuita (dirigenti, quadri, impiegati, operai, apprendisti, a termine, a tempo parziale, ecc.) anche se impiegati presso sedi operative estere, compresi i lavoratori distaccati e i lavoratori somministrati. Questi ultimi saranno indicati sul libro unico dell'azienda utilizzatrice con i soli dati anagrafici, mentre su quello dell'agenzia di somministrazione anche con i dati delle presenze;

2) lavoratori con i quali sia stato stipulato un contratto di collaborazione coordinata e continuativa anche nella modalità a progetto;

3) lavoratori con i quali sia stato stipulato un contratto di collaborazione coordinata e continuativa di durata non superiore a 30 gg. (c.d. mini co.co.co.);

4) associati in partecipazione con apporto di solo lavoro o con apporto misto cioè di lavoro e capitale.

Nel Libro Unico non devono essere annotati i: coadiuvanti di imprese commerciali; collaboratori e coadiuvanti di imprese familiari; soci lavoratori; tirocinanti e stagisti.

Per ogni lavoratore vanno indicati: cognome e nome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale (ad eccezione di co.co.co. e associati), elementi retributivi, anzianità di servizio, posizioni assicurative e previdenziali, somme dovute per il periodo di paga, somme erogate a titolo di premio, somme erogate per lavoro supplementare e straordinario, somme erogate a titolo di rimborso spese, trattenute a qualsiasi titolo effettuate, detrazioni fiscali, dati relativi agli Anf, eventuali prestazioni di malattia, maternità, infortunio, CIG, ecc ricevute per conto degli enti previdenziali. La sezione delle presenze richiede per ogni giornata l'indicazione di numero delle ore di lavoro effettuate, ore di lavoro straordinario, eventuali assenze anche non retribuite, ferie, riposi. Per lavoratori retribuiti in misura fissa, la cui presenza è spesso irrilevante ai fini della determinazione dell'entità del compenso, la presenza può essere registrata senza specificarne l'entità ma con l'indicazione generica della presenza o dell'assenza (es. P per presenza e A per assenza).

Il Libro Unico del Lavoro può essere tenuto con tre diverse modalità:

1) elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione e vidimazione dell'INAIL prima dell'uso o, in alternativa, con vidimazione dei soggetti autorizzati dall'INAIL in fase di stampa del modulo continuo;

2) stampa laser, con autorizzazione preventiva INAIL alla generazione della numerazione automatica in fase di stampa;

3) supporti magnetici dove ogni scrittura deve costituire documento informatico e deve essere collegata alle registrazioni effettuate; deve essere garantita dal sistema la consultazione in ogni momento, l'inalterabilità dei dati, l'integrità e la sequenza cronologica delle operazioni. In questo caso è necessario comunicare alla DPL competente le caratteristiche tecniche del sistema adottato.
Ogni annotazione relativa alla presenza o all'assenza dei lavoratori deve fare riferimento a una causale di presenza/assenza precisamente identificata e inequivocabile. In caso di annotazione tramite codici o sigle, il soggetto che cura la registrazione deve disporre di tutti gli strumenti necessari alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate. La compilazione deve avvenire per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. Eventuali fogli deteriorati o annullati vanno conservati.

Per poter utilizzare la vidimazione unica o unitaria, i consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti abilitati sono tenuti a:

1) acquisire delega scritta da ogni datore di lavoro, anche inserita nella lettera di incarico o in documento equipollente;

2) inviare in via telematica all'INAIL, con la prima richiesta di autorizzazione, un elenco dei datori di lavoro assistiti e del loro codice fiscale;

3) comunicare telematicamente all'INAIL, entro 30 giorni dall'evento, l'avvenuta acquisizione di un nuovo datore di lavoro o l'interruzione di assistenza nei confronti di uno dei datori di lavoro già comunicati.

Il Libro Unico del Lavoro può essere:

1) conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa,

2) presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati,

3) ovvero presso i centri di assistenza delle associazioni di categoria.

Nelle ultime due ipotesi è necessario effettuare una comunicazione preventiva alla DPL. Per quanto riguarda i gruppi di impresa, il Libro Unico può essere tenuto presso la società capogruppo. Qualora il Libro venga tenuto presso i consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, questi sono tenuti ad esibirlo entro 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza; se viene conservato in azienda l'esibizione è immediata o comunque è legata al maggior termine concesso dall'organo di vigilanza che sta eseguendo l'ispezione.

Su richiesta degli organi di vigilanza i datori di lavoro che impiegano oltre 10 lavoratori ovvero operano con più sedi stabili di lavoro, sono tenuti a fornire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul Libro Unico, anche suddivisi per ciascuna sede. Ai fini del computo dei 10 lavoratori, vanno considerati tutti i lavoratori subordinati, a prescindere dall'effettivo orario di lavoro svolto, i cococo e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

All'atto dell'assunzione e prima dell'inizio dell'attività lavorativa, al dipendente dovrà essere consegnata copia della comunicazione telematica di assunzione ovvero copia del contratto individuale con tutte le informazioni legate anche all'instaurazione del rapporto di lavoro; l'obbligo di consegna del prospetto paga, entro il 16 del mese successivo alla competenza, è assolto mediante consegna al dipendente di copia vidimata del Libro Unico, anche senza la sezione presenze.

Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 compreso, i datori di lavoro potevano adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro Unico, utilizzando il libro paga, nella sezione paga e presenze.

Il Libro matricola è stato abrogato con decorrenza dal 18 .08.08.

Sistema sanzionatorio:

a) omessa istituzione (sprovvisto o usato senza vidimazione): sanzione amministrativa da € 500,00 a € 2.500,00;

b) tenuta irregolare (numerazione sequenziale non rispettata, mancata conservazione dei fogli deteriorati): sanzione amministrativa da € 500,00 a € 2.500,00;

c) registrazione irregolare (dati non registrati o registrati in modo non conforme al vero): da euro € 150,00 a € 1.500,00 fino a 10 lavoratori e da € 500,00 a € 3.000,00, da 11 lavoratori in su;

d) registrazione tardiva: sanzione amministrativa da € 100,00 a € 600,00 fino a 10 lavoratori e da € 150,00 a € 1.500,00 da 11 lavoratori in su;

e) mancata esibizione: sanzione amministrativa da € 200,00 a € 2.000,00;

f) mancata esibizione da parte del consulente: prima violazione: sanzione amministrativa da € 100,00 a € 1.000,00, in caso di recidiva segnalazione al Consiglio provinciale dell'Ordine;

g) mancata esibizione da parte di associazione di categoria: prima violazione: sanzione amministrativa da € 250,00 a € 2.000,00, in caso di recidiva da € 500,00 € 3.000,00;

h) violazione dell'obbligo di conservazione: sanzione amministrativa da € 100,00 a € 600,00.

Il Libro Unico va conservato per un periodo di 5 anni dalla data dell'ultima registrazione. Tale termine vale anche per i libri obbligatori abrogati (libro paga e libro matricola).

Sono abrogati i provvedimenti relativi:

1) all'istituzione di libri paga e matricola per aziende soggette all'INAIL o all'INPS;

2) alla conservazione nel periodo di 10 anni dei libri obbligatori;

3) all'istituzione del registro di impresa per i datori di lavoro agricoli;

4) all'istituzione dei libri paga e matricola per le aziende giornalistiche;

5) alle registrazioni delle informazioni legate all'erogazione di ANF su libri matricola e paga;

6) all'istituzione della sanzione amministrativa da € 4.000,00 a € 12.000,00 in caso di mancata istituzione esibizione dei libri matricola e paga. Sono invece modificati i provvedimenti che fanno riferimento all'istituzione e tenuta del libretto personale di controllo dei lavoranti a domicilio, all'istituzione di un apposito registro per le aziende di autotrasporto, all'obbligo di conservare comunque una copia dei libri obbligatori sul luogo di lavoro anche qualora gli stessi siano conservati presso i consulenti del lavoro.

Fonte: Il Sole 24 Ore

Normativa di riferimento:

D.L 112/2008, converto con Legge 133/2008;

Decreto Ministero Lavoro, Salute e Politiche Sociali del 09.07.08;

Circolare Ministero Lavoro, Salute e Politiche Sociali n°20 del 21.08.08



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data creazione  data creazione: 28/11/2008« indietro
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